Auditoría Interna

Artículo publicado en el BLOG de Nahun Frett. Colaborador de Auditool

Es frecuente recibir solicitudes y consultas de los profesionales de auditoría interna, donde argumentan cómo los representantes legales, en relación con su autoridad que les asiste, endilgan funciones, actividades, compromisos e investigaciones, de tipo administrativo a la Unidad de auditoría.

Lo anterior, no sólo desvirtúa la esencia de lo que significa el autocontrol, sino que desvía la actuación de éstas oficinas, fundamentadas en la asesoría y evaluación; por lo que no es jurídicamente viable que se le adscriban funciones de tipo administrativo, sin dejar de considerar el malestar y contraposición que se genera entre auditor y auditado por esta clase de divergencia.

El concepto moderno de control interno, se aparta de la concepción legal y constitucional, convirtiéndose en un genuino instrumento de la labor gerencial, lo que obviamente releva la responsabilidad administrativa en cabeza del representante legal y sus funcionarios o empleados delegados.

Con relación a la auditoría interna, el modelo es concebido como una función eminentemente asesora y evaluadora, sin comprometer el componente operativo para no hacer un juicio sobre temas objeto de evaluación; por lo que la auditoría interna, debe ocuparse de aquellos asuntos para los que está idóneamente preparada.

En este sentido, las oficinas de control interno o auditoría interna no se crearon para ejercer el control, sino para velar la responsabilidad de quienes tienen que hacerlo; de tal suerte, que el control es una actividad natural de sus responsables dentro del desarrollo de su labor administrativa “autocontrol”.

Sin embargo, para que el modelo no revista intencionalidad de retroceso, a las auditorías internas no les está permitido participar en los procesos administrativos, salvo que sea el de evaluar o asesorar a la administración a través de recomendaciones respetuosas no vinculantes; caso contrario, nos estaríamos devolviendo a la coadministración por parte de las auditorias ejercida en décadas anteriores con resultados desalentadores y por ende, a la disolución de responsabilidades propias de los dueños de los procesos.

La atención a las quejas y reclamos de los clientes y usuarios de la organización, es uno de esos casos donde la administración traslada la investigación y en ocasiones la responsabilidad de solucionar la problemática planteada al grupo auditor; siendo consciente que la queja o reclamo proviene de un proceso cuya responsabilidad tiene un sujeto, el cual debe asumir, corregir y darle solución, no sólo a la queja, sino a la causa que generó la insatisfacción del cliente, como una manera de propiciar el mejoramiento continuo y cercenar desde la raíz el problema en cuestión.

Es también común encontrar, como las disposiciones, los reglamentos y la normatividad, endilgan funciones y actuaciones a las unidades de auditoría interna; las cuales no pueden ser eficientemente atendidas, en razón a la limitada planta de personal en estas unidades; convirtiendo entonces, la presencia de la auditoría en una figura decorativa en los esquemas organizacionales y generando incredibilidad frente a la competencia de los profesionales asignados a ese cargo tan relevante.

Una labor que las auditorías internas pueden hacer de manera ocasional en la medida de su programación, es el acompañamiento a ciertas actuaciones que la administración realiza, a través de la toma de inventarios, licitaciones, audiencias públicas, comités, mesas de dinero, baja de bienes, entrega de obras, empalmes entre administraciones, implementación de procesos, entre otros; con la condición que el auditor no puede avalar el proceso con firmas, autorizaciones o confirmaciones, por lo que su participación se limita simplemente a actuar como observador.

De tal suerte, que para que las actuaciones de la auditora interna no se configuren como un medio de solución, deben estar concebidas en un Plan General de Auditoría, aprobado por la alta dirección, quien deslegitimiza tal accionar que se reclama; y paradójicamente, debe combatir con mayor propósito la organización como responsable del control interno y la auditoria en su labor de asesoría.

En razón a lo anterior, se debe:

• Considerar la auditoria como el mayor aliado de la organización.
• Revestirlo de personal idóneo y suficientemente capacitado, para que con su asesoría la administración se sienta segura de sus actuaciones.
• Darle importancia a sus recomendaciones, seguramente logrará obtener el mejoramiento organizacional que se persigue.
• Considerar la auditoría como unidad independiente, que si bien tiene una dependencia administrativa, ejerce funciones propias de evaluación y asesoría.
• Recordar que la auditoria no ejerce el control de la organización, pero sí verifica que se ejerza por los dueños de los procesos y responsables de hacerlo.
• El valor agregado que las auditorias producen, está materializado en informes producto de sus actuaciones.
• Demandar de las unidades de auditoría interna capacitación y socialización sobre la cultura del autocontrol a cada uno de los miembros de la organización, tanto directivas como administrativas.
• No endilgarles funciones operativas, diferentes a su actuación propia de asesoría y evaluación y en concordancia con su PGA.

REFLEXIÓN

“La improvisación en todas sus formas, es sinónimo de debilidad en el sistema de control interno de las organizaciones”

Hasta Pronto,

Marcbon/007