Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Normalmente las áreas y departamento de auditoría (bien sean internas o externas) pasan la mayor parte del tiempo evaluando diferentes temas en las organizaciones, cifras, áreas, procesos a lo largo del tiempo. Sin embargo, no se suele ocupar mucho tiempo para hacer un ejercicio de auto revisión. Con el auge del tema de calidad, hay un incremento de los procesos de revisión aceptados para la evaluación de las áreas de auditoría interna, que se conocen como Revisión de Garantía de Calidad. Corresponden a un chequeo periódico, habitualmente realizado por un experto externo y en algunos casos por el propio equipo de auditoría, con una validación externa independiente. Ciertas normas de los organismos profesionales, tales como disposiciones del Instituto de Auditores Internos, requieren que se realice una revisión de calidad, al menos cada cinco años, para las áreas de auditoría interna.

A pesar de su importancia, muchas firmas o departamentos de auditoría interna suelen demorarse en tomar la decisión de abordar este tema. En parte, consideran que el ejercicio de la auditoría es altamente regulado o porque consideran que no hay mucho tiempo para esta labor. También ocurre que las áreas de auditoría creen ser conscientes de sus debilidades y suponen que deben hacer para mejorar.

Los directivos de las áreas de auditoría y cierto personal administrativo, una vez tomada la decisión de efectuar una revisión de calidad, suelen preguntarse por cuales temas serán evaluados y que puede ocurrir si la revisión no es superada con éxito. Algunos de los temas que se evalúan en una revisión de calidad, son los siguientes[1]:

Plan Estratégico de Auditoría

Un área o departamento de auditoría interna debe poseer su propio plan estratégico que, en el caso de la auditoría interna, debe estar separado de cualquier plan estratégico corporativo que su empresa pueda tener en su lugar.

Un plan estratégico comprende un rango de tres a cinco años de objetivos alcanzables. Debe identificar y evaluar los riesgos, incluidos los riesgos de fraude. Debe estar en armonía con los objetivos estratégicos de la organización y propender por la protección de los activos y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Documentación de gobierno

De manera similar al trabajo que realizan los auditores con sus clientes, en una revisión de calidad, el revisor examinará ciertos documentos de la firma para determinar si cumplen las normas profesionales aplicables, si están debidamente autorizados y difundidos, si su contenido evidencia el compromiso de calidad de la firma, entre otros asuntos. Algunos de los documentos que normalmente se examinan en una revisión de calidad, se mencionan enseguida:

• Carta de Auditoría: un documento formal que define y articula claramente los principales objetivos y razones de existencia de la función de auditoría.
• Estatuto del Comité de Auditoría
• Política de Auditoría
• Manual de Procedimientos de Auditoría
• Política antifraude y protección de denunciantes
• Descripciones de puestos para el Director Ejecutivo de Auditoría, el personal de auditoría y los pasantes o practicantes de auditoría

Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad

Un área de auditoría interna comprometida con la calidad debe tener un Programa de Mejora de la Calidad o documento equivalente, el cual es estudiado por los revisores, para proporcionar una garantía razonable de que es adecuado y de que se está progresando. Acá se suelen presentar debilidades, pues se invierte la mayor parte del tiempo revisando el trabajo de otras personas y organizaciones, pero hay muy poco tiempo dedicado a la evaluación y mejora interna; por ello es importante contar con un plan para garantizar que el trabajo de auditoría se revise adecuadamente.

Normalmente, los revisores que estudian un programa de mejora de la calidad se fijan en los siguientes puntos:

• Requisitos de evaluación interna y externa
• Objetivos amplios y alcanzables para el tamaño y el nivel del área de auditoría
• Aprobación por el Comité de Auditoría
• Comunicación de resultados a la alta gerencia y a la junta,
• Cumplimiento de las normas aplicables.

Plan de auditoría

Un área de auditoría debe tener un plan de auditoría aún detallado que haya sido aprobado por el comité de auditoría. Debe incluir un apropiado proceso de evaluación de riesgos, aportes de la gerencia de la compañía y la junta directiva, combinados con los del líder de auditoría. Sobre este plan, se debe realizar un seguimiento, debidamente documentado y medir el progreso en el transcurso del tiempo. El plan de auditoría debe incluir todas las auditorías, los contratos de consultoría, los asuntos administrativos, el tiempo de preparación del compromiso externo, las investigaciones de fraude, etc.

 El revisor normalmente compara el plan de auditoría con las evaluaciones de riesgos y el presupuesto frente a la ejecución lo que es un indicativo de cómo está funcionando la auditoría.

Documentos de auditoría

El trabajo de auditoría se evidencia en los documentos de trabajo, por ello, deben estar en plena forma. Un revisor de calidad verificará lo siguiente:

• Si se estableció un alcance apropiado para cada compromiso
• Si los documentos de trabajo son completos y precisos
• Si se obtuvo la documentación adecuada y se organizó lógicamente
• Si las conclusiones y los resultados del compromiso se basaron en análisis y evaluaciones apropiados
• Si se comunicaron adecuadamente los resultados con el auditado
• Si las comunicaciones fueron precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas
• Si hay evidencia de una revisión adecuada de los documentos de trabajo y si se realizó un seguimiento de los errores

Los documentos de trabajo deben evidenciar el tiempo y el esfuerzo que el equipo dedica a cada auditoría. Un revisor debería poder seguir los documentos de trabajo y el proceso llevado a cabo, casi sin hacer preguntas. Si el revisor lo logra hacer, probablemente se ha ejecutado un gran trabajo.

Seguimiento

Una buena labor de auditoría implica hacer seguimiento a las recomendaciones de los informes hasta que la administración haya completado su plan de acción. En informes posteriores, debe haber retroalimentación. Un revisor debería efectuar una evaluación de los seguimientos efectuados.

Actas del Comité de Auditoría

 Se dice en el mundo de la auditoría, que el trabajo es tan bueno como su documentación. El comité de auditoría no es una excepción. Las actas bien escritas del comité de auditoría son el registro oficial de todas las tareas y deberes críticos realizados, y cumplen con muchos de los requisitos de las Normas para la comunicación con la junta. El revisor verificará que las actas incluyan información como:

• Independencia de la actividad de auditoría
• El plan de auditoría y el progreso con respecto al plan
• Resultados de las actividades de auditoría
• Conformidad con el Código de Ética y Normas, y planes de acción para abordar cuestiones de conformidad significativas.

Los anteriores elementos harán que una firma esté en el camino correcto para abordar una revisión de calidad, por lo que deberían tenerse en cuenta al ejecutar y documentar trabajos.

[1] Basado en: https://internalaudit360.com/preparing-for-an-internal-audit-quality-assurance-review/

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia